E2K Hotel

La soluzione integrata per la gestione di strutture turistico-alberghiere

Ideato, progettato ed ampliato durante anni di sviluppo in stretta collaborazione con operatori del settore, E2K Hotel è la soluzione software che integra in un unico ambiente tutte le funzionalità di cui necessitano i vari reparti di una struttura ricettiva, tenendo in considerazione le loro eventuali relazioni di dipendenza.

Amministrazione, direzione, marketing, booking (centralizzato o distribuito), front office, food & beverage, centro benessere, portineria, ristorante, bar: tutti potranno beneficiare della facilità d'uso e della completezza di E2K Hotel, nonché della sua integrazione con i più diffusi sistemi e servizi presenti sul web (Booking Engine, Channel Manager, CRM, Web Marketing, Revenue Management, Yield Management, Brand Reputation Management System, Check-in Online, Preventivi classici, emozionali e in tempo reale).

Una buona soluzione nasce da un buon progetto

E2K Hotel è stato creato e sviluppato attorno ad alcuni concetti base, sia in termini funzionali che di modalità di utilizzo.

Facilità d'uso

Con E2K Hotel sono finiti i tempi dell'equazione "evoluto=difficile": il nostro obiettivo principale è rendere accessibile l'utilizzo delle tecnologie più avanzate, in modo che (ad esempio) l'addetto al Front-Office possa eseguire agevolmente tutte le operazioni necessarie, così da potersi concentrare sul suo vero scopo: migliorare l'esperienza dell'ospite all'interno della struttura ricettiva.

Elevata configurabilità

Nel lavoro di squadra è fondamentale organizzare i ruoli e far sì che ognuno sappia cosa deve fare in ogni momento; tutto questo si realizza attraverso una minuziosa fase preliminare di preparazione e configurazione, nella quale i nostri tecnici affiancano la direzione/proprietà e definiscono nel dettaglio procedure ed organizzazione del lavoro dello staff nelle operazioni giornaliere. In questo modo si realizzano nel miglior modo le potenzialità della struttura e si risparmia tempo nella successiva operatività quotidiana.

Flessibilità

Ogni regola ha la sua eccezione. Per quanto precisa possa essere l'analisi iniziale, il lavoro quotidiano presenta sempre degli imprevisti che devono essere risolti in maniera immediata e senza indugi. Per evitare inutili perdite di tempo, E2K Hotel concede (ovviamente solo a chi ne ha diritto!) la massima libertà di azione.

Ampia capacità di analisi

Mai come oggi si può dire che le informazioni sono l'asset più prezioso di un'azienda; E2K Hotel è il grande contenitore che vi aiuta a mantenere in un solo posto tutti i vostri dati, accuratamente monitorati ed organizzati. Fatturato, produzione, abitudini dei clienti, contatti e-mail, tariffe, storico e previsionale: attraverso E2K Hotel è possibile elaborare questi dati per fare analisi e proiezioni, impostare i prezzi, trasmetterli on-line ed inviare newsletters ai clienti.
L'elevato grado di integrazione del nostro software vi permetterà di suggerire sempre il prezzo più appropriato, tenendo in considerazione tutte le variabili di calcolo: storico, previsione di occupazione, tipologia dell'ospite, andamento della domanda e calendario eventi. Inoltre, sarete in grado di mantenere i rapporti con la clientela in modo automatico, attraverso l'invio periodico di informazioni utili, incentivando recensioni e proponendo offerte promozionali.

Costante aggiornamento

In un settore da sempre strettamente normato ed in continua evoluzione è fondamentale scegliere uno strumento che sia in grado di tenere il passo con i tempi. Tasse di soggiorno, normative fiscali, obblighi di invio dati a questura e ISTAT cambiano costantemente, con grande disagio per gli addetti ai lavori. Spesso si dà per scontato che tutti i software siano uguali in questo senso, ma non è affatto così. E2K Hotel è costantemente aggiornato ed arricchito dal nostro team di sviluppo, per offrirvi sempre un prodotto allineato alle vostre necessità e ai requisiti di legge.

Integrabilità ed interfacciabilità

Per il loro funzionamento, le strutture ricettive richiedono l'interazione con numerose periferiche e l'utilizzo di altri strumenti software; la compatibilità con questi dispositivi (centralino telefonico, controllo accessi, tv interattiva, software di contabilità, OTA, eventuali Channel Manager e Booking Engine esistenti..) è pertanto essenziale. Anche in questo campo il nostro software è al vertice della sua categoria, permettendo di evitare perdite di tempo per "saltare" da un software all'altro, grazie ad un'elevata capacità di integrazione. Ad esempio, la disponibilità dei moduli Channel Manager e Booking Engine direttamente integrati permette di avere la sincronizzazione dei dati a due vie; così, quando si inserisce una prenotazione l'informazione viene automaticamente trasmessa al sito ufficiale e alle varie OTA con un unico passaggio.

Hotel, Bed & Breakfast, villaggi turistici, centri balneari, residence, agriturismo: tutte queste strutture possono avvantaggiarsi della potenza operativa di E2K Hotel, per ottenere un pieno controllo dell'andamento operativo e, con questo, una maggiore soddisfazione della clientela.

La nostra esperienza al vostro servizio

La struttura modulare di E2K Hotel permette di attivare le diverse funzionalità quando necessario, ma nel contempo assicura un'interfaccia uniforme e coerente nei diversi ambiti operativi, velocizzando in questo modo l'apprendimento e l'utilizzo del prodotto.

Frutto di anni di sviluppo e di esperienza sul campo, E2K Hotel è un pacchetto che ha al suo interno tutto ciò che vi può servire, unito ad un'elevata facilità d'uso, flessibilità e configurabilità, per farvi sentire subito "a casa vostra" anche se in precedenza si sono utilizzati applicativi diversi.

E2K Hotel è pensato come prodotto enterprise, quindi si appoggia a tecnologie e standard di mercato ad alta affidabilità e sicurezza: Microsoft SQL Server 2008 R2 come base dati, Crystal Reports per la produzione della reportistica e compressione dati con crittografia standard AES a 256 bit.

Il pacchetto supporta decine di dispositivi diversi, come i più diffusi registratori di cassa in commercio, stampanti non fiscali, POS Ingenico e Jusp (scambio importo ed esito nel pagamento elettronico), terminali Windows Mobile (per la raccolta di comande, le operazioni inventariali assistite e l'housekeeping), terminali generici a basso costo (per un rapido data-entry), lettori di tag e chip-card, display esterni per il digital signage e molto altro.

Il nostro software, il tuo metodo di lavoro

Internet ha completamente cambiato il metodo di gestione, di vendita e di comunicazione di un hotel. Nessun albergo (o catena di alberghi) può più permettersi di ignorare le OTA (Online Travel Agency), la reputazione del proprio brand, l'immagine che scaturisce dal proprio sito, la semplicità con cui un cliente può richiedere informazioni o fare prenotazioni, la tempestività con cui viaggiano queste informazioni.

E2K Hotel aiuta l'albergo ad essere contemporaneamente presente su tutti i possibili canali di vendita, monitorando i costi ed i ricavi di ciascuno di essi, in modo da non sprecare il budget a disposizione. Inoltre, E2K Hotel aiuta l'albergo ad ottimizzare i prezzi per raggiungere la massima redditività possibile per ciascun giorno dell'anno in cui la struttura resta aperta.

Al centro di tutto certamente c'è il rapporto con la propria clientela; il nostro software vi aiuta ad informarla circa le nuove promozioni, i pacchetti speciali ed i nuovi servizi, così da incentivare un nuovo soggiorno; vi aiuta a "coccolarla" con l'invio di messaggi di posta elettronica prima dell'arrivo, durante il soggiorno e dopo la partenza, così da migliorare l'esperienza dell'ospite e con essa l'immagine della vostra struttura.

L'integrazione della gestione acquisti nel back office vi permette di individuare centri di costo e di ricavo, consentendovi di avviare un controllo di gestione che porti ad identificare (in tempo reale) la distanza dagli obiettivi prefissati, nonché formulare bilanci provvisori per misurare le differenze dal budget prefissato.

Pensate di potervi sottrarre ad alcune di queste attività? Ripensateci... Oggi l'utile è fortemente legato a questi aspetti e pertanto non è più possibile prendersi il lusso di ignorarli. Il nostro software vi permette di gestire in modo semplice e produttivo tutti gli aspetti delle moderne tecnologie e di Internet, senza lasciare che siano loro a "dominare" la vostra giornata lavorativa.

Controllo di gestione, rapporto con i clienti, gestione di tutti i canali di vendita, tariffe applicate, servizi rivolti all'ospite e gestione di tutte le informazioni raccolte: questi aspetti devono essere gestiti in maniera il più possibile automatica, ma dandone piena visibilità al management. Più le attività saranno automatiche, meno errori si commetteranno e meno personale sarà necessario.

E2K Hotel, creato per integrare e coordinare tutte le operazioni necessarie, potrà giocare un ruolo centrale nella vostra organizzazione, fornendo un modello di lavoro ed un metodo di gestione basato su procedure chiare, semplici e ben documentate.

Principali funzionalità

Prenotazioni

• Booking singoli e di gruppo
• Reperimento dati storici, precedenti soggiorni e informazioni di fidelizzazione in tempo reale
• Preventivi e offerte
• Convenzioni e pacchetti (anche gruppi e agenzie)
• Disponibilità per stanze e posti letto
• Dati storici su precedenti soggiorni e fidelizzazione al booking
• Liste di attesa
• Overbooking
• Rooming list
• Acconti, caparre e cauzioni
• Conti anticipati o parziali

 
Pubblica Sicurezza
 

• Schede di P.S.
• Registro di P.S. (invio telematico)
• Partenze anticipate anche per appartenenti a gruppi o famigliari
• Modelli ISTAT

 
Live-In
 

• Addebiti automatici dal bar
• Addebiti automatici dal ristorante
• Addebiti automatici servizi aggiuntivi
• Preparazione risorse
• Conti secondari
• Governante

 
Check-Out
 

• Conti separati e raggruppati
• Sospesi e fatturazione differita
• Preconti e chiusura conti
• Conti passanti
• Gestione forme di pagamento: rimessa diretta, assegno, carte di credito, utilizzo di forme di credito e sospeso (anche su altri conti)

 
Altre funzionalità
 

• Supporto per i principali modelli di registratori di cassa
• Backup periodico parametrizzabile di tutti i dati
• Esportazione/Importazione dei dati contabili e di esercizio
• Prima nota
• Interfacciamento con Centralino telefonico
• Supporto per diverse lingue (italiano, inglese, francese, tedesco)

 
Moduli software opzionali
 

• Integrazione POS Ingenico e Jusp
• Magazzino – Economato
• Pay TV
• Controllo Accessi/Building Automation
• Modulo gestione Centri Termali, Wellness, Beauty Farm (solo con sistemi certificati da Storm Open Solutions)
• Transponder e chip card

Principali periferiche supportate*

Terminali di pagamento (POS) Ingenico e Jusp
Con l'apposito modulo opzionale (E2K TrayPOS), è possibile gestire lo scambio importo e l'esito transazione con terminali di pagamento Ingenico e Jusp; in questo modo non è necessario digitare l'importo e quindi non ci possono essere errori quali cifre invertite, decimali mancanti, ecc. Inoltre lo scontrino o ricevuta è emesso solo al termine del pagamento, quando si è certi che la transazione abbia avuto successo.

Transponder e chip card
Per la gestione del pagamento elettronico con tessere in modalità a debito, a credito o per identificazione personale, E2K Hotel permette di collegare dispositivi di lettura/scrittura per transponder e chip card.

Display esterni
Il nostro modulo opzionale E2K Display permette il digital signage su un display secondario, per informare in modo efficace la clientela sulle vostre promozioni.

Centralini telefonici
E2K Hotel può essere interfacciato con numerosi centralini telefonici per gestire gli addebiti delle chiamate dalle camere.

Building Automation
I controlli elettronici di accesso alle camere possono essere pilotati dal E2K Hotel per semplificare le procedure di attivazione (al check-in) e disattivazione (alla partenza) delle tessere di ingresso per i clienti.

Pay TV
L'interfacciamento dei sistemi di Pay TV con E2K Hotel rende la gestione del servizio e gli addebiti alle camere notevolmente semplificati.
 
* Alcune funzionalità sono disponibili solo con prodotti certificati da Storm Open Solutions

Requisiti hardware/software
Postazione Server o Stand alone

• Sistema operativo: Microsoft Windows XP o superiore
• Architettura: computer con processore Intel o compatibile (raccomandati 3.2 GHz o superiori)*
• Memoria: minimo 2 Gb, consigliati 4 Gb
• Spazio disco: minimo 20 Gb di spazio disponibile
• Risoluzione video: 1024x768 o superiori (minimo 768 verticale)

 
* Il clock indicato fa riferimento a CPU desktop single o multicore, non architetture embedded che privilegiano il risparmio energetico e non sono raccomandate per ragioni di performance